Implementasi Sistem Operasi, dan Pengendalian


Implementasi Sistem, Operasi, dan Pengendalian
Implementasi sistem berhubungan dengan rencana desain sistem, Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh perhitungan, tahap implementasi sistem akan berjalan tanpa hambatan yang berarti. Karena permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, sehingga rencana formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus dibuat.

Tiga langkah utama implementasi sistem :
  1. Menetapkan rencana dan pengendalian,
  2. Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan, dan
  3. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru.
Implementasi Sistem (Rencana dan Pengendalian)
Tiga komponen utama :
  1. Menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan.
  2. Anggaran khusus yang dapat  diaplikasikan di setiap tahap.
  3. Waktu pelaksanaan tertentu yang dapat diaplikasikan disetiap tahap proyek
Gantt Chart
Menggambarkan secara grafis aktivitas - aktivitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagram ini menunjukkan baik waktu aktual maupun yang direncanakan untuk suatu aktivitas tertentu.

Walaupun Gantt Chart sangat bermanfaat, diagram ini masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan antar berbagai aktivitas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutan aktivitas yang harus dilakukan.

Diagram Gantt Chart
Diagram Jaringan
Menggambarkan urutan aktivitas - aktivitas yang harus dilakukan. Sebagai contoh, para karyawan harus dilatih terlebih dahulu sebelum sebuah perangkat lunak dipilih untuk digunakan. Pendekatan diagram kerja dapat dikembangkan dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk setiap aktivitas.

Berdasarkan perkiraan tersebut, dengan menggunakan program evaluation and review technique (PERT) dan critical path method (CPM), akan dapat diketahui estimasi jalur kritis sebuah proyek.

Jalur Kritis 
Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang penting / kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktivitas - aktivitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan tertunda.

Gambar Jalur Kritis

Pelaksanaan Aktivitas Implementasi
1. Pelatihan Karyawan
Jika para karyawan tidak dilatih secara memadai, maka mereka cenderung mengabaikan sistem baru. Karena, kesuksesan keseluruhan proyek pengembangan sistem dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai. Pendekatan pelatihan yang dapat dilakukan antara lain :
    • Menyewa konsultan pelatihan dari luar,
    • Menggunakan manual pelatihan,
    • Presentasi videotape dan audiotape,
    • Pelatihan seminar,
    • Instruksi langsung yang dikhususkan, dan
    • Pelatihan dengan bantuan komputer.

    2. Pembelian dan Pemasangan Komputer Baru
    Masalah yang harus dapat diatasi adalah tersedianya fasilitas - fasilitas yangg mencukupi seperti :
    • Komputer besar membutuhkan lingkungan yang terkendali yang menjaga kelembaban dan suhu pada tingkat tertentu.
    • Pembuatan lantai khusus dimana rangkaian kabel dapat dipasang.
    • Sistem keamanan khusus.

    3. Perancangan Sistem Terinci
    Spesifikasi perancangan untuk program komputer ditentukan oleh Pemrogram. Program - program komputer harus diuji sebelum dioperasikan. Program - program komputer harus didokumentasikan secara memadai, baik secara intern maupun ekstern.

    Intern mencakup beberapa komentar (mengenai program) yang menjelaskan segmen - segmen kode program yang berbeda dan mendefinisikan berbagai variabel program. Ekstern dokumentasi harus dituliskan baik dari sudut pandang pemrogram maupun dari sudut pandang pemakai.

    4. Pendokumentasian Sistem Baru
    Dokumentai merupakan hal penting, tapi sering diabaikan. Karena pemrogram tidak menerima pelatihan yang memadai mengenai dokumentasi.

    5. Konversi File
    File manual dikonversikan ke file terkomputerisasi.

    6. Operasi Pengujian
    Pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap sistem :
    • Pendekatan langsung, pengubahan ke sistem baru dan pembatalan sistem lama pada satu titik waktu yang tepat (Cutover point).
    • Operasi Paralel, menjalankan sistem baru dan sistem lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses oleh kedua sistem, kemudian hasilnya dibandingkan.
    • Konversi Modular, Memilah sistem baru ke dalam beberapa segmen. Contohnya sistem akuntansi baru mencakup modul - modul untuk piutang dagang, hutang dagang, persediaan dan buku besar.

    7. Evaluasi Sistem Baru
    Diperlukan untuk meyakinkan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan.

    Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi
    Pengendalian keuangan berkaitan dengan perencanaan, pelaporan kinerja aktual dan rencana, evaluasi varians - varians dari aktivitas - aktivitas direncanakan, dan pelaksanaan tindakan - tindakan korektif yang diperlukan.

    1. Anggaran Sistem Informasi
    Tujuan umum pengendalian keuangan untuk meningkatkan manfaat yang diperoleh atas pengeluaran sistem informasi yang telah dilakukan. Untuk sebagian organisasi total biaya sistem infomasi meningkat secara tetap. Peralatan komputer (hardware) merupakan komponen terbesar dalam anggaran sistem informasi.

    2. Karakteristik Biaya Sistem Informasi
    Biaya tetap, contohnya biaya para profesional, hardware. Biaya Variabel, contohnya biaya jasa konsultan.

    3. Pengendalian Perolehan dan Asuransi
    Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mencakup penentuan metode yang paling menguntungkan untuk membiayai perolehan peralatan dan mendapatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian.

    4. Strategi Pengendalian Keuangan
    • Management by exeption, sistem informasi dipandang sebagai fungsi tunggal, dan hanya dibutuhkan sedikit rincian catatan penggunaan dan biaya, karena tidak ada usaha untuk mempertanggungjawabkan biaya secara rinci. Para pemakai tidak dibebankan dengan biaya, dan anggaran tahun depan cenderung dibuat sama dengan anggaran tahun sebelumnya ditambah sekian persen peningkatan, sebagai perkiraan adanya pembelian peralatan baru.
    • Awareness alocations, biaya - biaya dialokasikan kepada pemakai berdasarkan pemakaian layanan. Jika para pemakai tidak dibebankan untuk layanan, maka kemudian diterapkan mekanisme pengendalian bukan mekanisme harga atas penggunaan sumber daya.

    Sistem Pembebanan Kembali (Chargeback Sistem)
    Mekanisme  yang digunakan untuk mengalokasikan biaya - biaya kepada pemakai dalam organisasi dalam kerangka keseluruhan sistem akuntansi pertanggungjawaban.

    Download Materi
    Unduh

    Credit
    Afrila E. Pradita